Kamera- ja kulunvalvonnan sekä vierailijahallinnan tietosuojaseloste

Tältä sivulta voit lukea Comatec Groupin, Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja sen tytäryhtiöiden kamera- ja kulunvalvonnan sekä vierailijahallinnan tietosuojaselosteen.

Muihin konsernin tietosuojaselosteisiin pääset alla olevista napeista:

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Insinööritoimisto Comatec Oy (y-tunnus: 0946936-6) ja sen tytäryhtiöt ”Comatec”, ”rekisterinpitäjä”, ”me”)

Tietoa Comatec Groupista ja sen konserniyhtiöistä: Comatec Group

Osoite: Kalevantie 7 C, 33100 Tampere

Comatec Groupissa on yhteiset tietosuojatoiminnot ja tietosuojavastaava, joka toimii tietosuoja-asioiden yhteyshenkilönä:

E-mail: dpo@comatec.fi

Puh. +358 29 000 2000 (vaihde)

2. Tietosuojaselosteen soveltamisala

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Insinööritoimisto Comatec Oy ja sen tytäryhtiöt käsittelevät Comatec Groupissa henkilötietoja kamera- ja kulunvalvontaan sekä vierailijahallintaan liittyen Comatecin tietyissä toimipisteissä.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja sen tytäryhtiöiden palveluksessa olevien sekä tietyissä toimistoissa vierailevien oikeussuojan ja turvallisuuden toteuttamiseen, sisältäen:

• tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkutapahtumien selvittäminen ja yksilöinti
• työnantajan ja työntekijöiden omaisuuden suojaaminen
• rikosten ennalta ehkäiseminen sekä niiden selvittäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• sopimus
• rekisteröidyn antama suostumus

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä meidän oikeutettua etua. Lähtökohtaisesti oikeutettu etumme perustuu liiketoimintamme harjoittamiseen, edistämiseen ja kehittämiseen sekä yrityksemme turvallisuudesta huolehtimiseen.  Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

4. Rekisteri tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisterin tietosisältö koostuu kolmeen eri järjestelmään tallentuvista Comatec Groupin työntekijöiden ja Comatec Groupissa vierailevien henkilöiden tiedoista.

Voimme käsitellä rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• Kameravalvontajärjestelmä: videokuva henkilöistä, jotka liikkuvat kameroiden valvonta-alueella sekä päivämäärä ja kellonaika.
• Kulunvalvontajärjestelmä: nimi, kustannuspaikkatieto, henkilönumero, kulkutunnisteen ID-numero sekä kulkuoikeudellisen henkilön hyväksytyt ja hylätyt kulkutapahtumat päivämäärineen ja kellonaikoineen.
• Vierailijahallintajärjestelmä: nimi, yritys, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja valokuva (vierailija itse tallentaa tiedot) sekä vierailun ajankohta sekä tiedot tapaamisen järjestäjästä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Kameravalvonnan tiedot saadaan Comatec Groupin Tampereen toimistoon sijoitetuista valvontakameroista, jotka sijaitsevat eri kerroksissa kuvaten sisään ja ulos tapahtuvaa henkilö- ja henkilöiden mukana olevan tavaran liikettä.

Kulunvalvonnan tiedot ovat peräisin rekisteröidyn toiminnasta, kun hän käyttää kulkuun oikeuttavaa kulkutunnistetta. Kulunvalvontajärjestelmän lukijalaitteet ja järjestelmä rekisteröivät tunnisteen käyttötiedot. Rekisterinpitäjä on sijoittanut kulunvalvonnan lukijalaitteet Tampereen ja Joensuun toimistoille.

Konsernissa on myös toimistoja, joilla ei ole Comatecin hallinnoimaa kamera- tai kulunvalvontaa, jolloin ne hoitaa ja niistä vastaa kiinteistön vuokranantaja vuokrasopimuksen oikeuteuksella.

Vierailijoiden tiedot kerätään vierailijahallintajärjestelmään vierailijoiden itsensä suostumuksella rekisteröidyttäessä vierailukäynneille Tampereen ja Vantaan toimistoilla. Järjestelmätoimittaja käsittelee tietoja Comatecin lukuun.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti Comatec Groupin sisällä tilaturvallisuuden toteuttamiseksi.

Kun kameravalvonnan kuvamateriaaliin tulee peruste tutustua, on paikalla oltava myös työntekijöitä edustava työsuojeluvaltuutettu, luottamushenkilö tai muu työntekijöiden näkökulmasta asiaa arvioiva henkilö.

Henkilötietojen luovuttamisen perusteena on näissä tilanteissa oikeutettu etu (turvallisuus ja päällekkäisten käsittelytoimien vähentäminen).

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja (ns. henkilötiedon käsittelijät), kuten järjestelmätoimittajia.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa, taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin.

Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmät on suojattu käyttöoikeuksin, salasanoin ja teknisin suojausratkaisuin.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään 14 vrk tai tutkinnallisista syistä tarvittavan ajan, mikä jälkeen aineistot poistuvat automaattisesti päälletallennuksessa.

Kulunvalvontatietoja säilytetään 365 vrk, minkä jälkeen tiedot anonymisoidaan automaattisesti järjestelmästä, ellei niiden säilyttäminen pidempään ole poikkeuksellisesti tarpeen rikosepäilyn selvittämiseksi. Kulunvalvontajärjestelmästä henkilötieto poistuu, kun käyttäjä poistetaan Comatec Groupin henkilöstötietojärjestelmästä, esim. työsuhteen päättyessä.

Vierailijahallintajärjestelmästä henkilötieto poistuu 365 vrk jälkeen automaattisesti.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan ilman aiheetonta viivytystä.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi hakijoita rekrytoinneissamme.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käsittelyperusteesta, käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät: www.tietosuoja.fi

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tämän tietosuojaselosteen sisältöä ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjämme, mikäli toiminnassamme tai soveltuvassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.5.2026.