Rekrytoinnin tietosuojaseloste

Comatec Groupin, Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja sen tytäryhtiöiden rekrytoinnin tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Insinööritoimisto Comatec Oy (y-tunnus: 0946936-6) ja sen tytäryhtiöt ”Comatec”, ”rekisterinpitäjä”, ”me”)

Tietoa Comatec Groupista ja sen konserniyhtiöistä: Comatec Group


Osoite: Kalevantie 7 C, 33100 Tampere

Comatec Groupissa on yhteiset tietosuojatoiminnot ja tietosuojavastaava, joka toimii tietosuoja-asioiden yhteyshenkilönä:

E-mail: dpo@comatec.fi

Puh. +358 29 000 2000 (vaihde)

2. Tietosuojaselosteen soveltamisala

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Insinööritoimisto Comatec Oy ja sen tytäryhtiöt käsittelevät Comatec Groupissa henkilötietoja rekrytointeihin liittyen.

Rekisterinpitäjänä toimii se Comatec Groupin konserniyhtiö, joka kulloinkin rekrytoi.

Comatec Groupin rekrytointijärjestelmän osalta rekisterinpitäjänä toimii Insinööritoimisto Comatec Group Oy.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, sisältäen:

  • työhakemusten vastaanottaminen ja käsittely
  • yhteydenpito hakijoihin
  • hakijan osaamisen, soveltuvuuden ja valmiuksien arviointi
  • rekrytointiin liittyvien päätösten tekeminen
  • mahdollisen työsopimuksen valmistelu

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:

  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu
  • sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet
  • rekisteröidyn antama suostumus

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, Comatec on arvioinut, etteivät rekisteröidyn oikeudet ja vapaudet syrjäytä rekisterinpitäjän etua.

4. Rekisteri tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Voimme käsitellä rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

  • hakijan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • työhakemus, CV ja muut hakijan toimittamat liitteet
  • hakijan koulutusta, työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot
  • laaditut haastattelumuistiinpanot ja arvioinnit
  • mahdollisten soveltuvuustestien tulokset
  • linkit julkisiin ammatillisiin profiileihin (esim. LinkedIn, jos hakija on ne ilmoittanut)
  • suosittelijoiden yhteystiedot ja antamat lausunnot
  • rekrytointijärjestelmän tekniset käyttötiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä:

  • rekrytointijärjestelmän (esim. Teamtailor) kautta
  • julkisista lähteistä, kuten ammatillisista verkkoprofiileista, hakijan ilmoituksen perusteella
  • suosittelijoilta hakijan suostumuksella

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti Comatec Groupin sisällä rekrytoinnin toteuttamiseksi.

Henkilötietojen luovuttamisen perusteena on näissä tilanteissa oikeutettu etu (liiketoiminnan tehostaminen ja päällekkäisten käsittelytoimien vähentäminen).

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja (ns. henkilötiedon käsittelijät), kuten rekrytointijärjestelmien toimittajia ja soveltuvuusarvioitsijoita. Henkilötietoja luovutetaan Comatecin asiakasyrityksille vain siltä osin, kuin se on avoimen tehtävän täyttämisen kannalta välttämätöntä ja soveltuvaa.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa, taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin.

Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaisesti suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Järjestelmät on suojattu käyttöoikeuksin, salasanoin ja teknisin suojausratkaisuin.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Tiettyä tehtävää koskevat hakemukset säilytämme pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta rekrytointiprosessin päättymisestä.

Avoimet hakemukset säilytämme enintään 24 kuukautta suostumuksen antamisesta, ellei suostumusta peruuteta aiemmin.

Tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan ilman aiheetonta viivytystä.

Evästeisiin liittyviä tietoja säilytetään siten kuin on ilmoitettu verkkosivujen evästeilmoituksessa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi hakijoita rekrytoinneissamme.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käsittelyperusteesta, käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

  • Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
  • Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
  • Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
  • Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
  • Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11. Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät: www.tietosuoja.fi

12. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tämän tietosuojaselosteen sisältöä ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjämme, mikäli toiminnassamme tai soveltuvassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.5.2026.