Tietosuojaseloste

Comatec Groupin, Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja sen tytäryhtiöiden asiakas- ja markkinointirekisteriseloste

1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Insinööritoimisto Comatec Oy (y-tunnus: 0946936-6) ja sen tytäryhtiöt ”Comatec”, ”rekisterinpitäjä”, ”me”)

Tietoa Comatec Groupista ja sen konserniyhtiöistä: Comatec Group

Osoite: Kalevantie 7 C, 33100 Tampere

Comatec Groupissa on yhteiset tietosuojatoiminnot ja tietosuojavastaava, joka toimii tietosuoja-asioiden yhteyshenkilönä:

E-mail: dpo@comatec.fi

Puh. +358 29 000 2000 (vaihde)

2 Tietosuojaselosteen soveltamisala

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Insinööritoimisto Comatec Oy ja sen tytäryhtiöt käsittelevät Comatec Groupissa henkilötietoja verkkosivuihimme ja asiakassuhteidemme hoitoon, tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin sekä markkinointiin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjänä toimii se Comatec Groupin konserniyhtiö, jonka asiakassuhteesta, tuotteista ja/tai palveluista ja/tai markkinointitoimenpiteistä on kulloinkin kyse. Comatec Groupin verkkosivujen osalta rekisterinpitäjänä toimii Insinööritoimisto Comatec Group Oy.

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
• asiakaspalvelu ja -viestintä, yhteydenottoihin vastaaminen sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus)
• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
• markkinointi- ja suoramarkkinointitoimenpiteet, kuten uutiskirjeiden toimittaminen sekä palveluista tiedottaminen sekä näihin liittyvä tilastointi ja seuranta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus)
• asiakastyytyväisyys- ja palautekyselyt (rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisteröidyn suostumus)
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittäminen (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
• tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen
• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (rekisteröidyn suostumus)
• sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja tietyiltä osin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja tietyiltä osin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä verkkosivuston toiminnan, tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (rekisterinpitäjän oikeutettu etu)
• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arvioimme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä meidän oikeutettua etua. Lähtökohtaisesti oikeutettu etumme perustuu liiketoimintamme harjoittamiseen, edistämiseen ja kehittämiseen sekä yrityksemme turvallisuudesta huolehtimiseen.  Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

4 Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Voimme käsitellä rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• Asiakkaan / potentiaalisen asiakkaan sekä sen edustajan yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asema yrityksessä ja äidinkieli
• Asiakassuhteen hoitamiseen ja tuotteiden / palveluiden toimittamiseen liittyvät tiedot, kuten asiakasnumero ja laskutustiedot ja -historia
• Markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot, kuten annetut suostumukset, historiatiedot lähetetyistä kampanjoista tai uutiskirjeistä (koskee asiakasorganisaatioita, uutiskirjeen tilaajia ja potentiaalisia asiakasorganisaatioita) sekä näiden seuranta- ja tilastointitiedot
• Kyselyiden vastaukset sekä palautteet (siltä osin, kun ne ovat yhdistettävissä rekisteröityyn)
• Tapahtumailmoittautumiset ja muut tarpeelliset tiedot koskien tapahtumia, kuten tieto erityisruokavaliosta
• Verkkosivuillamme käytettävien evästeiden keräämät tiedot, kuten IP-osoite ja muut evästeiden keräämät tiedot (tehdyn evästevalinnan mukaisessa laajuudessa).

Lisäksi käsiteltäviin tietoihin voi tietyissä tapauksissa kuulua Comatecin työntekijöiden sekä alihankintana hankittujen työntekijöiden henkilötietoja siltä osin kuin ne liittyvät asiakassuhteiden hoitoon, myyntiin, sopimuksiin ja asiakastyöhön.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus, mutta tiettyjen henkilötietojen antaminen on edellytys meidän ja rekisteröidyn edustaman organisaation välisen sopimuksen tekemiseksi sekä tuotteidemme ja palveluidemme toimittamiseksi.

Verkkosivujemme evästeisiin liittyen lisätietoja löytyy verkkosivujen evästeilmoituksesta. 

5 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia tietoja kerätään asiakasorganisaatioiden, potentiaalisten asiakasorganisaatioiden, tai sidosryhmien henkilöiltä itseltään, kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme edustamansa organisaation puolesta, tai muun kontaktoinnin yhteydessä esimerkiksi puhelimitse, internetin kautta, sähköpostitse tai markkinointitoimenpiteiden, kuten tapahtumien, yhteydessä.

Tapauskohtaisesti tietoja voidaan kerätä myös Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä sekä muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

Lisäksi rekisteröityä koskevia tietoja voidaan kerätä ulkopuolisten palveluntarjoajien kautta. Comatec voi käyttää ulkopuolista soittopalvelua potentiaalisten asiakasorganisaatioiden kontaktointiin. Ulkopuolinen palveluntarjoaja kontaktoi Comatecin puolesta potentiaalisia asiakkaita ja toimittaa kontaktoinnin yhteydessä kerätyt tiedot Comatecille erillisellä tiedostolla. Comatec tallentaa saadut tiedot omaan CRM järjestelmäänsä. Ulkopuolinen palveluntarjoaja ei käytä Comatecin CRM järjestelmää, vaan toimii henkilötietojen tiedonlähteenä.

Mikäli rekisteröity vierailee verkkosivuillamme, tietoja kerääntyy verkkosivuillamme käytössä olevien evästeiden kautta rekisteröidyn tekemän evästevalinnan mahdollistamassa laajuudessa.

6 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Henkilötietojen luovuttamisen perusteena on näissä tilanteissa oikeutettu etu (liiketoiminnan tehostaminen ja päällekkäisten käsittelytoimien vähentäminen).

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja (ns. henkilötietojen käsittelijät), kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun.

Sovimme henkilötietojen käsittelijöidemme kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä seikoista sopimuksin. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan luovuttaa yksittäisiä tietoja kyseessä olevan palvelun toimeksiannon pohjalta sitä suorittavalle yritykselle.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin.

Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, rekisterinpitäjä huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8 Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Asiakassuhteisiin, myyntiin ja markkinointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään kymmenen (10) vuoden ajan viimeisimmästä myyntitapahtumasta tai muusta kontaktoinnista. Tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään ainoastaan, mikäli se on perusteltua asiakassuhteen hoitamisen, myynnillisen jatkuvuuden, oikeudellisen vaateen tai muun lakisääteisen velvoitteen vuoksi, eikä tietojen säilyttäminen ole ristiriidassa tietosuojalainsäädännön kanssa.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, näitä henkilötietoja, kuten uutiskirjeiden tilaajien henkilötietoja, säilytetään niin kauan kuin rekisteröidyn suostumus on voimassa.

Tapahtumia ja tilaisuuksia varten kerättyjä tietoja, kuten tieto erityisruokavaliosta, säilytetään enintään yhden vuoden ajan tapahtuman päättymisen jälkeen.

Kyselyihin ja palautteisiin liittyviä henkilötietoja säilytetään enintään yhden vuoden ajan vastauksen antamisen jälkeen.

Henkilötiedot, jotka eivät ole enää käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia, poistetaan tai anonymisoidaan ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin viimeistään 12 kuukauden kuluessa siitä, kun käsittelylle ei ole enää olemassa perustetta.

Evästeisiin liittyviä tietoja säilytetään siten kuin on ilmoitettu verkkosivujen evästeilmoituksessa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

9 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi asiakkaitamme.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käsittelyperusteesta, käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11 Oikeus tehdä kantelu valvonta viranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

12 Tietosuojaselosteen päivittäminen

Voimme päivittää tämän tietosuojaselosteen sisältöä ja henkilötietojen käsittelyyn liittyviä käytäntöjämme, mikäli meidän toiminnassa tai soveltuvassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 6.5.2026.