Nykyaikainen tekninen dokumentointi tuottaa turvallisuutta ja rakentaa yrityksen brändiä

Tekninen dokumentointi on tärkeä osa asiakkaamme tuotteen laatua. Se on lakisääteistä, lisää tuotteen turvallisuutta ja parantaa käytettävyyttä. Laadukas dokumentaatio niin sisällön kuin ulkoasun osalta rakentaa myös yrityksen imagoa. Kokemuksemme mukaan dokumentointia tehtiin hajanaisesti, usein Office-ohjelmilla tai asiakkaiden omiin järjestelmiin. Huomasimme tässä selkeän kehitystarpeen dokumentoinnin helpottamiseksi ja laadun varmistamiseksi. Halusimme tuoda asiakkaillemme nykyaikaisen prosessin ja erityisesti joustavuutta toteutukseen ottamalla käyttöön dokumentoinnin DITA CMS-järjestelmän (Content Management System).

Aloitimme 2017 dokumentoinnin liiketoiminnan kehitystyön, jonka tavoitteena oli tarjota asiakkaalle uudenlainen tapa toteuttaa tekninen dokumentaatio. Comatecin Asiantuntijapalvelut-yksikköön perustettiin dokumentointitiimi, jota tänä päivänä vetää Tomi Salmivuori.

– Kehitystyön tuloksena otettiin käyttöön rakenteisen dokumentoinnin järjestelmä, joka ei ole sidoksissa mihinkään tiettyyn järjestelmään. CMS -järjestelmän toimittaa Dox Systems, joka on ollut yhteistyökumppanimme tässä kehitystyössä. Olemme yhdessä toimittajan kanssa kehittäneet oman Comatec CMS -järjestelmän, jolla nykyisin toteutamme dokumentointia, Salmivuori kertoo.

Tomi Salmivuori vetää Comatecin dokumentointitiimiä.

– Dokumentoinnin tiimi on myös jatkuvasti kasvanut. Nyt meitä on toistakymmentä ja tavoitteena on edelleen kasvattaa tiimin kokoa vuosittain. Olemme laajentaneet Comatec CMS:n käyttöä myös Puolan yhtiöömme ja tarkoitus on, että sen käyttöä lisätään jatkossakin. Olemme nyt vakiinnuttaneet asemamme dokumentoinnin kentällä ja palveluiden kysyntä jatkuu vahvana.

Comatec CMS-järjestelmä

Comatec CMS-järjestelmä perustuu rakenteiseen dokumentointiin ja LW DITA arkkitehtuuriin. Materiaali rakentuu moduuleista, joiden toistuva sisältö kirjoitetaan vain yhteen kertaan yksilähteistämisen periaatteiden mukaisesti niin tekstin kuin kuvituksen osalta. Järjestelmässä hallinnoidaan myös kuvamateriaali, kieliversiot, revisiot sekä julkaisujen graafinen ilme. Jos esimerkiksi tuotteesta tulee uusi malli, sisällöstä päivitetään ainoastaan muuttuvat osat tai lisätään uudet dokumentin osat järjestelmään. Yrityksen visuaalista ilmettä on helppo hallita tyylitiedostoilla. Jos ilmettä päivitetään, muutos on helppo päivittää tyylitiedostoon, eikä useita dokumentteja tarvitse käydä läpi sivu kerrallaan. Kuvien hallinta eri dokumenteissa ja kieliversioissa on erittäin helppoa, koska eri kieliversioiden lokalisoitavat kuvat voidaan linkittää toisiinsa.

Järjestelmä toimii selaimella pilvipalveluna (SaaS). Se on joustava ja käyttäjäystävällinen. Jos tulee akuutti tarve muokata esimerkiksi käyttöohjekirjaa, se onnistuu milloin ja missä vain.

– Olemme kehittäneet järjestelmää yhteistyössä Comatecin kanssa heidän asiakkaidensa antaman palautteen ja toiveiden perusteella. Ensi vuonna järjestelmään on tulossa merkittävä lisäominaisuus, kertoo Mikko Tauriainen, Dox Systemsistä.

– Tästä kerromme lisää seuraavassa asiakaslehdessämme, kertoo Salmivuori.

Comatec CMS on riippumaton

Tärkeä ominaisuus järjestelmässä on sen riippumattomuus. Rakenteisuus voidaan tuoda järjestelmään muista vastaavista järjestelmistä, mikä helpottaa järjestelmän vaihtamista. Asiakas ei ole riippuvainen tästä järjestelmästä, eikä meidän tarjoamamme palvelu ole riippuvainen järjestelmästä, jolla se toteutetaan. Comatec CMS -järjestelmästä ei myöskään koidu isoja investointeja asiakkaalle. Comatec voi käyttää järjestelmää ja tuottaa kaikki asiakkaan dokumentit. Asiakas voi kuitenkin halutessaan ottaa järjestelmän myös omaan käyttöönsä, jolloin oma henkilökunta pystyy muokkaamaan dokumentteja. Aina on löydettävissä asiakkaan käyttöön sopiva toimintatapa. Kaikki järjestelmässä oleva tieto, on asiakkaan omaisuutta.

Asiakkaan käytössä on Comatecin dokumentointitiimin ammattitaito

Järjestelmän lisäksi asiakas hyötyy Comatecin asiantuntijuudesta.

– Oli tarve sitten dokumentointiprosessin tarkastelu, uuden materiaalin suunnittelu tai olemassa olevan päivittäminen, meidän kokenut dokumentointitiimimme auttaa sinua. Suunnittelemme ja kirjoitamme sisällön sekä luomme julkaisun kaikenlaisiin teknisiin dokumentteihin, käyttö-, huolto- ja asennusohjeista varaosajulkaisuihin ja koulutusmateriaaleihin. Pystymme toteuttamaan myös julkaisujen kuvituksen tarpeen mukaan, kertoo Salmivuori.

–Asiakkainamme on hyvin erilaisia kone- ja laitevalmistajia – meillä on kokemusta niin yksittäisistä koneista kuin isoista tuotantolinjoistakin.

 

Kerromme tarkemmin dokumentoinnista ja dokumentointiin liittyvästä yhteistyöstä eri toimijoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa seuraavassa asiakaslehdessämme.

Aiemman jutun dokumentoinnista voit lukea tästä: Uutta liiketoimintaa tekniseen dokumentointiin Mikko Helmisen johdolla

 

TEKSTI: TAINA SYRJÄNEN